Hvad indeholder ordet “event-planning” egentlig? Og hvordan planlægger man et uforglemmeligt arrangement? Ja, der er mange ting man skal huske, og glemmer man selv den mindste detalje, kan hele arrangementet falde til jorden.
De fleste mennesker undervurderer, hvor hårdt det er at planlægge store events og opdager først, at de har begået en gruelig fejl, når det er for sent.
For ikke at glemme vigtige detaljer og deadlines kommer her en skabelon til, hvordan man planlægger det perfekte event! En skabelon du nemt kan koble til dit eget event.
Hvad er målet og hensigten med eventet?
Inden du går i gang med selve planlægningsprocessen, er det vigtigt, at du får hensigten og målet med eventet på plads. Det er en god idé at skrive disse ting ned. Enten på papir eller på computeren.
Skriver du det ned, vil du have nemmere ved at visualisere dig dine mål – hvilket i sidste ende hjælper dig med at nå dem.
Sammensæt det rigtige team
Ethvert succesfuldt event, har haft dygtige arrangører bag sig. Intet event skaber sig selv – det er derfor utrolig vigtigt, at du vælger at samarbejde med de rigtige folk.
Da det kan være svært at finde ud af teamet skal bestå af, får du her en kort oversigt.
- Sted (forvaltning) – Hvem ejer det sted, hvor eventet skal afholdes?
- Leje af højtalere – Hvem skaffer dig det fornødne udstyr?
- Underholdning – Hvem skal underholde til eventet?
- Reklame – Hvordan kommer eventet ud til dine gæster?
- Sponsorere – Kan du få finansiel hjælp?
- Frivillige – Er det muligt at få frivillig hjælp?
Sæt en dato
Dette kan måske lyde simpelt, og som noget, der kan klares uden kvaler, men det kræver mere arbejde, end du tror. Når du sætter datoen for dit event, skal du tage højde for følgende:
- Giv dig selv nok tid til at arrangere! Helst 4-6 måneder (afhængig af størrelsen på dit event)
- Vær opmærksom på helligdage
- Undlad at afholde eventet på i ferieperioder (sommer, efterårs, vinter- og påskeferie er absolut no-go’s)
- Sæt en dato i samarbejde med dit team
Lav en “master-plan”
Er ovenstående på plads, er det tid det hårde arbejde. Du skal nemlig lave en plan for hele projektet. Din plan skal have en tidshorisont, og gør den så specifik som mulig. Det nytter ikke noget at skrive: “Hyr cateringfirma”. Det skal være langt mere detaljeret og indeholde datoer, aftaler, samt det forventede udbytte ved hver aftale.
Læg et realistisk budget
Til sidst skal du lægge et budget. Husk at være realistisk med dine forventninger. Det er bedre, at blive overrasket over penge sparet end penge brugt. Har du midler til overs til eventet, kan du altid finde på noget at bruge dem på til sidst.